Bật mí mẫu kế hoạch công việc bằng excel hiệu quả cao

# Nhà Đất Miền Bắc | 08/08/2021

Việc tìm kiếm những mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel hiện nay là điều hết sức dễ dàng và không mất nhiều thời gian. Thế nhưng càng có nhiều sự lựa chọn, bạn càng rất khó để đưa ra quyết định sử dụng loại nào mới cho được hiệu quả làm việc cao. 

Trong bài viết dưới đây Nhà Đất Miền Bắc sẽ bật mí và hướng dẫn cho bạn mẫu kế hoạch công việc bằng excel ngắn gọn nhưng dễ áp dụng cho nhiều trường hợp. Nào, hãy cùng khám phá, tìm hiểu cùng cài đặt mẫu miễn giá thành nhé.

Công dụng của việc lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel

Khái niệm tổng quan về mẫu kế hoạch công việc bằng excel là gì? 

Lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel là một tập hợp gồm rất nhiều công việc cần bạn giải quyết trong thời gian nhất định. Việc lập kế hoạch công việc hiệu quả hay không sẽ đo lường bằng tiến độ thực hiện công việc và mục tiêu đã hoàn thành. Kế hoạch công việc có thể chỉ được phục vụ cho cá nhân hoặc cho một đội nhóm trong công ty, tổ chức.

Thông thường, nội dung trong bảng kế hoạch công việc sẽ gồm có: danh sách đầu mục công việc, phương án hành động, lịch trình, thời gian biểu, các bước thực hiện, phân bổ nguồn lực, đối tượng thực hiện….

Trong đó, xác định các biện pháp, mục tiêu cụ thể là việc làm cực kỳ quan trọng quyết định đến sự thành công của một mẫu kế hoạch công việc .Làm thế nào để có một kế hoạch làm việc hiệu quả? Tặng cho bạn đọc các mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel miễn phí phổ biến dành cho doanh nghiệp.

Vì sao nên dùng phương pháp lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel ?

Tóm lại, lợi ích của quá trình lập kế hoạch cho công việc sẽ như sau:

    • Liên tục nắm rõ mục đích của quy trình công việc, cũng như xem xét đo lường được kết quả một cách nhanh gọn, chính xác. Thông qua mục đích đề ra bạn sẽ bám chắc vào nội dung công việc, tránh lan man, rèn luyện tính tập trung. Có cơ sở để tổng kết báo cáo theo kết quả đã dự kiến trong kế hoạch. 
    • Chủ động được công việc, điều này có nghĩa là sau khi liệt kê từng nội dung công việc, thời điểm, ai thực hiện, thực hiện bằng cách nào… bạn sẽ chủ động được thời gian. Từ đó có sự chuẩn bị tốt hơn cho những công việc khác. Giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu công việc hơn, tránh việc tranh luận để có thể tuân thủ và hoàn thành công việc đúng mục tiêu. 
    • Thông qua những lần lập kế hoạch công việc, tư duy của bạn bắt đầu hình thành khả năng nhận biết, phân tích và hoạch định chiến lược nhanh hơn, tối ưu hóa công việc tránh lòng vòng mất nhiều thời gian. 
    • Dựa trên bảng kế hoạch công việc chi tiết, bạn sẽ nhận thấy vấn đề đang tiềm ẩn chẳng hạn như thiếu nhân sự. Lúc này bạn chỉ cần làm việc với cấp trên hoặc phòng ban khác để nhờ hỗ trợ thêm, vừa giúp thực thi công việc suôn sẻ, vừa hoàn thành đúng mục tiêu đề ra.
    • Nếu bạn có khả năng, năng lực ghi nhận, trình bày lập kế hoạch công việc càng tốt càng chuyên nghiệp thì càng có cơ hội được thăng cấp bậc cao hơn như vị trí quản lý chẳng hạn. 
  • Với bản kế hoạch đã lập, bạn sẽ dễ dàng theo dõi từ thời điểm bắt đầu đến khi kết thúc công việc. Qua đó cho kết quả báo cáo chuẩn xác chỉ trong thời gian ngắn.
mẫu kế hoạch công việc bằng excel

Bảng kế hoạch công việc mang đến cho bạn vô vàn các lợi ích và cơ hội tiến xa hơn trong công việc

Tại sao nên dùng mẫu kế hoạch công việc bằng excel?

Excel là một trong những công cụ hỗ trợ quản lý, kiểm soát công việc dễ sử dụng, thao tác cũng như có nhiều tính năng cho bạn khai thác, phục vụ cho nhiều trường hợp. Lĩnh vực Excel được tạo dựng và phát triển bởi tập đoàn hàng đầu thế giới Microsoft.

Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân hiện nay đều có xu hướng sử dụng phần mềm chương trình Excel để lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel một cách chi tiết, bài bản và đẹp mắt.

Như vậy, những lợi ích khi lập bảng mẫu kế hoạch công việc bằng excel phải kể đến là:

  • Thao tác đơn giản: Các công cụ trong Excel sẽ giúp bạn chủ động sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu nhanh gọn.
  • Công cụ phân tích đa dạng, dễ sử dụng: Excel có thể giúp bạn tạo ra những bảng biểu, đồ thị… một cách trực quan với tổ hợp các màu sắc phong phú. 
  • Dễ theo dõi và giám sát tiến độ công việc: Chỉ cần nhìn vào Excel, bạn có thể nắm gọn trạng thái công việc của mình và của mọi người. Trong trường hợp khẩn cấp có thể đưa ra quyết định nhanh và hiệu quả. 
  • Với Excel, bạn có thể sử dụng màu sắc để phân chia công việc theo tính chất từ quan trọng, ít quan trọng đến có thể làm sau. 
mẫu kế hoạch công việc bằng excel

Dựa trên trang tính Excel, bạn có thể thấy rõ từng danh mục công việc cùng tiến độ của nó

Thiết kế mẫu kế hoạch công việc bằng excel

Cách làm thiết kế mẫu kế hoạch công việc bằng excel theo ngày hoặc theo tuần và tháng theo trình tự sau đây:

Mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel hàng ngày

Để lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel hàng ngày, bạn cần đảm bảo thể hiện đầy đủ các nội dung chủ yếu như:

  • Công việc cần thực hiện
  • Người thực hiện công việc
  • Thời gian triển khai cho từng công việc 
  • Thời hạn kết thúc cho từng công việc 
  • Bảng kế hoạch nằm trong dự án nào
  • Do bộ phận nào chịu trách nhiệm quản lý, giám sát…

Mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel theo tuần và tháng

So với mẫu kế hoạch theo ngày, bảng mẫu kế hoạch công việc bằng Excel theo tuần, theo tháng có sự phức tạp, chứa đựng nhiều nội dung hơn. Bao gồm: 

  • Tên đơn vị, phòng ban trực thuộc
  • Người lên kế hoạch.
  • Thời gian triển khai cho từng công việc 
  • Thời hạn kết thúc cho từng công việc 
  • Mục tiêu chính của kế hoạch.
  • Yêu cầu của kế hoạch 
  • Danh sách thành viên tham gia vào kế hoạch
  • Phương án thực hiện, thông tin cần có.
  • Chiến lược thực hiện kế hoạch. 
  • Kế hoạch dự phòng…

Tùy vào tình hình của nội dung công việc, bảng mẫu kế hoạch công việc bằng excel có thể thay đổi ít nhiều. Nhưng chung quy lại, mẫu kế hoạch công việc bằng excel nhất định phải rõ ràng, dễ hiểu, giúp mang đến hiệu quả hoàn thành công việc tốt nhất.

mẫu kế hoạch công việc bằng excel

Mô phỏng mẫu kế hoạch công việc bằng excel mang tính tham khảo

Bí quyết lập bảng mẫu kế hoạch công việc bằng excel hiệu quả

Xác định mục đích

Bất kỳ công việc nào dù là ngắn hạn hay dài hạn cũng đều cần xác định mục tiêu công việc. Từ mục tiêu bạn sẽ thiết lập được kế hoạch làm việc một cách dễ dàng thông qua danh sách công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, thực hiện bằng cách nào… 

Vạch ra mục đích càng cụ thể càng giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng, đôi khi còn có thể rút ngắn thời gian tối đa so với thời gian đặt ra.

Viết mô tả về kế hoạch

Nếu bạn lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel cho cá nhân thì có thể không cần bước này. Tuy nhiên đối với hoạt động đội nhóm, nó có ý nghĩa thực sự cần thiết nhằm giúp từng thành viên có cái nhìn bao quát, hiểu rõ hơn về kế hoạch, thông tin liên quan đến công việc sắp sửa triển khai.

Xây dựng mô hình kế hoạch theo SMART

SMART là viết tắt của Specific Measurable Achievable Relevant Time bound. Đây là một trong những mô hình được nhiều người sử dụng khi lập kế hoạch làm việc. Cụ thể ý nghĩa của SMART là:

  • Specific (chi tiết) – một bản kế hoạch công việc nên được sắp xếp theo từng danh mục công việc từ quan trọng đến ít quan trọng. Chú ý nêu rõ ràng và chi tiết nhất có thể.
  • Measurable (đo lường, đánh giá) – thông qua quá trình này bạn có thể nắm được những kết quả chính xác hoặc gần đúng nhất.
  • Achievable (đạt được) – là những điều gặt hái được trong quá trình làm việc theo kế hoạch, hoặc ghi lại những vấn đề như thời gian hoàn thành, bổ sung nhân sự…
  • Relevant (mục đích) – càng hiểu rõ mục đích của bản kế hoạch công việc bạn càng dễ dàng đạt được kết quả như mong muốn.
  • Time bound (khoảng thời gian) – Thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi một công việc đều đóng vai trò quan trọng giúp bạn tính toán mức độ hiệu quả của mẫu kế hoạch. 

Liệt kê nguồn lực thực hiện

Sau khi vạch ra mục tiêu, xây dựng chi tiết kế hoạch công việc, bạn cần xác định rõ đâu là nguồn nhân lực thực sự cần trong dự án này. Đồng thời hiểu được đâu là những người nên và không nên phân bổ thực thi công việc sắp tới.

mẫu kế hoạch công việc bằng excel

Lập kế hoạch công việc bằng excel giúp bạn phân bổ nguồn lực và theo dõi công việc nhanh gọn hơn

Người chịu trách nhiệm

Đối với bảng mẫu kế hoạch công việc bằng excel, người thực hiện và chịu trách nhiệm công việc cũng quan trọng không kém. Tại sao lại như vậy? Bởi vì họ là người sẽ đảm nhiệm khối lượng công việc trong thời hạn cho phép. Việc theo dõi người chịu trách nhiệm công việc giúp bạn càng đến gần và linh động hơn với mục tiêu.

Lập kế hoạch chiến lược

Một bí quyết cuối cùng giúp bạn thiết lập mẫu kế hoạch công việc bằng Excel thành công chính là lên chiến lược, phương án thực thi chi tiết cơ bản. Cụ thể bạn sẽ sử dụng công cụ nào để tiến hành công việc, đánh giá mức độ hiệu quả của chiến lược đó, cũng như có phương án thay thế…Có khả năng nhận diện đối thủ và tạo ra năng lực cạnh tranh tốt hơn . Việc tiếp cận và hiểu đối thủ sẽ là yếu tố đưa vào bảng kế hoạch kinh doanh trên excel những bước đi tốt.

Như vậy, với tổng hợp những gợi ý mà chúng tôi cung cấp giúp bạn triển khai bản mẫu kế hoạch công việc bằng excel tương ứng có sẵn ở bài viết trên đây, hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công cho công việc của mình nhé. Bận có thể tải về bản mẫu ma trận  file excel mẫu kế hoạch công việc bằng excel có sẵn. 

Có thể bạn quan tâm: